Izolacja dla lepszego jutra

Ochrona danych osobowych klientów

Informacje o ochronie danych osobowych
Przetwarzanie danych Klientów
Zobowiązujemy się chronić Państwa dane osobowe i przestrzegać obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, w szczególności Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych („GDPR”), a także przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie zgodnie z treścią przepisów ustawowych lub jeżeli osoba, której dane dotyczą wyraziła na to zgodę.
W niniejszym dokumencie o ochronie danych wyjaśniamy jakie informacje (w tym dane osobowe) są przetwarzane przez nas w związku z nawiązaniem stosunków handlowych między Państwem i nami.
 
I.            Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych?
Administratorem danych osobowych odpowiedzialnym za ich przetwarzanie jest URSA Polska Sp. z o.o., ul. Armii Krajowej 12, 42-520 Dąbrowa Górnicza, tel. 32 268 01 01, e-mail ursa.polska@ursa.com. Wszelkie wypowiedzi w pierwszej osobie oraz nawiązania do tej formy takie jak „my” lub „nas” odnoszą się w niniejszym dokumencie o ochronie danych do powyższego podmiotu.
Z naszym inspektorem ds. ochrony danych mogą skontaktować się Państwo za pomocą wymienionych kanałów komunikacyjnych lub wysyłając wiadomość na adres privacy@ursa.com.
 
II.          Jakie dane są przetwarzane?
Realizacja celów nawiązywanych przez nas stosunków handlowych wymaga przetwarzania danych dotyczących naszych klientów. Jeśli dane te dotyczą osoby fizycznej (np. jeśli dana osoba jest osobą fizyczną prowadzącą własną działalność gospodarczą i nawiązuje z nami stosunek handlowy), uznaje się je za dane osobowe. Niezależnie od formy prawnej naszych partnerów handlowych przetwarzamy dane dotyczące osób kontaktowych działających na rzecz klienta.
Prosimy o udostępnienie tych informacji o ochronie danych osobom, które w Państwa organizacji odpowiadają za stosunki handlowe z nami („osoby kontaktowe”).
1. Dane podstawowe: Przetwarzamy pewne ogólne dane dotyczące naszych klientów i osób kontaktowych, jak również stosunków handlowych nawiązywanych z nami, łącznie zwane „danymi podstawowymi”. Dane podstawowe obejmują:
a)           wszelkie informacje przekazane nam w trakcie nawiązywania stosunków handlowych lub wymagane przez nas od naszych klientów lub osób kontaktowych (np. imię i nazwisko, adres i inne dane kontaktowe); oraz
b)           wszelkie informacje gromadzone i przetwarzane przez nas w związku z nawiązaniem stosunków handlowych (np. szczegóły zawartych umów).
2. Dane dotyczące realizacji wzajemnych zobowiązań: przetwarzamy także dane osobowe zbierane w ramach nawiązanych stosunków handlowych w sposób inny, niż poprzez aktualizację danych podstawowych. Dane te nazywamy „danymi dotyczącymi realizacji wzajemnych zobowiązań”. Dane dotyczące realizacji wzajemnych zobowiązań obejmują:
a)           informacje dotyczące realizacji przez klientów zobowiązań umownych wynikających z zawartych umów;
b)           informacje dotyczące realizacji przez nas zobowiązań umownych wynikających z zawartych umów;
c)           informacje przekazane przez klienta lub osobę kontaktową w trakcie trwania wzajemnych stosunków handlowych, czy to dobrowolnie, czy też na nasze żądanie; oraz
d)           dane osobowe przekazywane nam w trakcie trwania wzajemnych stosunków handlowych przez klienta, osobę kontaktową lub strony trzecie.
3. W zakresie dozwolonym przez prawo oprócz wyżej wymienionych danych podstawowych i danych dotyczących realizacji wzajemnych zobowiązań możemy przetwarzać także dane osobowe przekazywane przez osoby trzecie. Dane takie mogą zawierać informacje dotyczące sytuacji finansowej / zdolności kredytowej naszych klientów, jeżeli są one konieczne do oceny ryzyka finansowego (np. opóźnienia w płatnościach).
 
III.        W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzane są Państwa dane osobowe?
1. Przetwarzamy dane podstawowe, dane dotyczące realizacji wzajemnych zobowiązań i dane użytkowe w celu realizacji zobowiązań umownych wynikających z umów zawartych z naszymi klientami lub w celu wprowadzenia w życie środków poprzedzających umowę na podstawie art. 6 par.1 lit. b) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych. Niezależnie od formy prawnej naszych klientów, przetwarzamy dane podstawowe i dane dotyczące realizacji wzajemnych zobowiązań obejmujące jedną lub więcej osób kontaktowych dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów w zakresie realizacji zobowiązań będących rezultatem nawiązanych stosunków handlowych na podstawie art. 6 par.1 lit. f) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych.
2. Możemy przetwarzać dane podstawowe, dane dotyczące realizacji wzajemnych zobowiązań oraz dane użytkowe również w celu wykonania zobowiązań prawnych, którym podlegamy; ten rodzaj przetwarzania danych ma swoją podstawę w art. 6 par.1 lit. c) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych. Zobowiązania prawne mogą obejmować w szczególności ujawnianie danych osobowych podatkowym organom państwowym.
3. W zakresie w jakim jest to niezbędne przetwarzamy dane osobowe (oprócz przetwarzania danych na potrzeby stosunków handlowych lub w celu wykonania zobowiązań prawnych) dla potrzeb wynikających z naszych uzasadnionych interesów lub uzasadnionych interesów osób trzecich na podstawie art. 6 par.1 lit. f) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych. Uzasadnione interesy mogą obejmować:
a)           procesy grupowe w zakresie wewnętrznego administrowania danymi klientów
b)            wysunięcie roszczenia lub obronę przed roszczeniami prawnymi
c)            zapobieganie przestępstwom karnym i prowadzenie dochodzeń dotyczących takich przestępstw
d)            utrzymanie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych
e)            utrzymanie bezpieczeństwa naszych obiektów i infrastruktury
f)             zarządzanie i dalszy rozwój naszej działalności biznesowej, w tym zarządzanie ryzykiem.
4. Jeżeli umożliwimy osobie fizycznej wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych, przetwarzać będziemy wyłącznie dane osobowe objęte taką zgodą w celach w niej określonych na podstawie art. 6 par.1 lit. a) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych.
Należy pamiętać, że:
­       - wyrażenie zgody jest dobrowolne
­       - niewyrażenie zgody lub jej cofnięcie może mieć konsekwencje, o których poinformujemy przed udzieleniem możliwości wyrażenia zgody
­       - zgoda na przetwarzanie danych może zostać wycofana w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość, np. poprzez powiadomienie nas pocztą tradycyjną lub pocztą elektroniczną przy użyciu danych kontaktowych podanych na pierwszej stronie niniejszego dokumentu o ochronie danych osobowych.
 
IV.        Czy istnieje obowiązek podawania danych osobowych?
Podanie danych podstawowych i danych dotyczących realizacji wzajemnych zobowiązań, o których mowa w punkcie II powyżej, jest niezbędne do nawiązania i utrzymywania z nami stosunków handlowych, chyba że przed rozpoczęciem procedury gromadzenia danych lub w jej trakcie ustalono inaczej. Bez podania tych danych nie będzie możliwe nawiązanie i utrzymywanie stosunków handlowych z nami.
Jeśli zgromadzimy dodatkowe dane, wskażemy, czy podanie takich informacji jest oparte na zobowiązaniu prawnym lub umownym oraz czy jest konieczne do wykonania umowy. Zazwyczaj jasno określone jest, które informacje mogą być podawane dobrowolnie i nie są oparte na zobowiązaniach prawnych lub wynikających z umowy, ani też nie są konieczne dla celów umowy.
 
V.           Kto ma dostęp do danych osobowych?
Dane osobowe są przetwarzane w naszej firmie. Dostęp do Państwa danych osobowych mają wyłącznie odpowiednie działy / jednostki organizacyjne, w zależności od kategorii udostępnionych informacji. Jednostki takie to w szczególności Dział Sprzedaży, marketingu oraz, jeśli dane przetwarzane są za pośrednictwem naszej infrastruktury IT, również nasz dział IT. Na podstawie koncepcji zarządzania dostępem w oparciu o role / uprawnienia dostęp do danych osobowych jest ograniczony do funkcji i zakresu niezbędnego dla realizacji danego celu ich przetwarzania.
Jeśli jest to dozwolone przez prawo i w takim właśnie zakresie, Państwa dane osobowe mogą być przekazywane odbiorcom spoza naszej firmy. Odbiorcami zewnętrznymi mogą być:
­       - przedsiębiorstwa powiązane z Xella Group;
­       - usługodawcy, którzy na podstawie odrębnych umów z naszą firmą świadczą określone usługi, w tym usługi w zakresie przetwarzania danych osobowych, jak również zatwierdzeni podwykonawcy naszych usługodawców;
­       - podmioty prywatne lub instytucje państwowe w zakresie, w jakim nasza firma jest do tego prawnie zobligowana.
 
VI.        Czy korzystamy ze zautomatyzowanego procesu decyzyjnego?
Podczas realizacji stosunków handlowych zasadniczo nie stosujemy zautomatyzowanego procesu decyzyjnego (w tym profilowania) w rozumieniu art. 22 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych. Jeżeli w przyszłości takie procesy będą stosowane, osoby, których dane dotyczą zostaną o tym poinformowane zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi
 
VII.      Czy dane są przekazywane do krajów spoza UE/EOG?
Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego; nie zamierzamy przekazywać danych osobowych do innych krajów („krajów trzecich”).
 
VIII.    Jak długo przechowywane są dane?
Zasadniczo dane osobowe przechowywane są tak długo, jak długo istnieje uzasadniony interes w zachowaniu takich danych, w przypadku gdy interes osób, których dane dotyczą w zakresie zaprzestania dalszego przetwarzania danych nie ma pierwszeństwa.
Nawet bez uzasadnionego interesu Państwa dane mogą być nadal przechowywane, jeżeli istnieją ku temu przesłanki prawne (np. przestrzeganie zobowiązań ustawowych w zakresie przechowywania danych). Dane osobowe są usuwane bez ingerencji osoby, której dotyczą, gdy dalsze ich przechowywanie nie jest już konieczne do celów, dla których zostały one zgromadzone lub w inny sposób przetworzone lub gdy dalsze ich przechowywanie nie jest dozwolone przez prawo.
Zasadniczo przechowujemy podstawowe dane i dane dodatkowe zgromadzone w trakcie trwania stosunków handlowych przynajmniej do końca trwania takiego stosunku. Dane te usuwane są w każdym przypadku, gdy cele ich gromadzenia lub przetwarzania zostały osiągnięte. Może to nastąpić np. po rozwiązaniu stosunków handlowych z nami. Jeżeli dane osobowe muszą być przechowywane w celu wypełnienia zobowiązania prawnego, dane takie są przechowywane aż do końca wskazanego okresu. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu spełnienia ustawowego obowiązku przechowywania danych, dostęp do takich danych zazwyczaj ogranicza się do celów wypełnienia odpowiedniego zobowiązania.
 
IX.        Jakie prawa mają osoby, których dotyczą dane?
Osoba, której dotyczą dane ma prawo:
­       - zażądać dostępu do swoich danych osobowych, art. 15 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych;
­       - zażądać sprostowania błędnych danych osobowych, art.16 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych;
­       - zażądać usunięcia swoich danych osobowych, art. 17 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych;
­       - zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, art. 18 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych;
­       - skorzystać z możliwości przeniesienia danych zgodnie z art. 20 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych;
­       - sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych, art. 21 Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych.
Wspomniane wyżej prawa mogą być dochodzone od naszej firmy, np. poprzez powiadomienie za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na pierwszej stronie niniejszego dokumentu o ochronie danych.
W przypadku dalszych pytań prosimy o kontakt z naszym inspektorem ds. ochrony danych.
Ponadto osoba, której dane dotyczą ma prawo do złożenia skargi dotyczącej przetwarzania danych osobowych do właściwego organu nadzorczego, o którym mowa w art. 77 GDPR.