Izolacja dla lepszego jutra

Ochrona danych - przetwarzanie danych pracowników

 

Informacje o ochronie danych

 

Przetwarzanie danych pracowników

 

Dokładamy wszelkich starań, aby chronić Twoje dane osobowe oraz przestrzegać obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych, w szczególności Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych („RODO”), a Twoje dane osobowe przetwarzamy wyłącznie na podstawie przepisu ustawowego, Twojej umowy o pracę, w naszym uprawnionym interesie lub jeżeli wyraziłeś na to zgodę.

W niniejszej informacji o ochronie danych wyjaśniamy, które informacje (w tym dane osobowe) są przez nas przetwarzane w związku ze stosunkiem pracy.

 

I.        Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych?

Administratorem odpowiedzialnym za przetwarzanie danych osobowych jest Twój pracodawca URSA Polska Sp. z o.o., ul. Armii Krajowej 12, 42-520 Dąbrowa Górnicza, tel. 32 268 01 01, e-mail ursa.polska@ursa.com.   

Wszelkie odniesienia do „my” lub „nas” w niniejszej informacji o ochronie danych stanowią odniesienie do tej spółki URSA, która jest Twoim pracodawcą.

 

II.      Jakie dane przetwarzamy?

Wykonywanie Twojego stosunku pracy wymaga przetwarzania danych osobowych:

1.        Dane podstawowe: Przetwarzamy określone dane ogólne dotyczące Twojej osoby i Twojego stosunku pracy z nami, łącznie zwane „danymi podstawowymi”. Dane podstawowe obejmują:

a)  wszelkie informacje dostarczone przez Ciebie w trakcie procesu rekrutacji lub o które zostałeś poproszony (np. imię i nazwisko, płeć, adres, numer telefonu, adres e-mail, data urodzenia, stan cywilny, narodowość, numer dowodu osobistego/paszportu, numer identyfikacji podatkowej NIP, numer ubezpieczenia społecznego oraz informacje o wykształceniu i poprzednim zatrudnieniu); oraz

b) wszelkie informacje przechowywane w związku z naszą decyzją o zatrudnieniu (w szczególności dane dotyczące Twojej umowy o pracę i informacje o Twoim stanowisku w naszej organizacji).

2.        Dane dotyczące realizacji zadań: Przetwarzamy dane osobowe gromadzone w trakcie zatrudnienia w sposób inny niż zwykła aktualizacja danych podstawowych i określamy je jako „dane dotyczące realizacji zadań”. Dane dotyczące realizacji zadań obejmują:

a) Informacje na temat wykonywania zadań pracowniczych, takie jak czas pracy / nieobecności, umiejętności oraz ocena realizacji zadań, jeżeli dotyczy;

b) Informacje na temat naszej realizacji stosunku pracy, takie jak nasze płatności wobec Ciebie lub inne świadczenia czy odszkodowania, dane bankowe, podstawy składek oraz podatki i składki należne lub odprowadzane w Twoim imieniu;

c)  Informacje, które nam przekazujesz w trakcie zatrudnienia, czy to aktywnie, czy na naszą prośbę lub przez osoby trzecie (w szczególności instytucje publiczne, takie jak organy ubezpieczeń społecznych lub organy podatkowe). Mogą one obejmować informacje na temat zwolnień lekarskich, ciąży, narodzin dziecka, urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego, niepełnosprawności, małżeństwa lub podobnych zmian w zakresie stanu cywilnego.

3.        Dane dotyczące użytkowania: Przetwarzamy dane osobowe gromadzone w trakcie Twojego zatrudnienia pod katem korzystania przez Ciebie z infrastruktury naszej spółki. Dane dotyczące użytkowania obejmują:

a)  Informacje dotyczące korzystania przez Ciebie z naszej infrastruktury technologii informacyjnych (takich jak firmowe konto e-mail, dostęp do Internetu stacjonarnego i usług mobilnych lub innych aplikacji, programów lub udostępnionych Ci urządzeń); oraz

b) Informacje na temat korzystania przez Ciebie z innej infrastruktury spółki gromadzącej dane użytkownika podczas dostępu przez pracownika, np. połączone maszyny lub aplikacje do zarządzania czasem.

4.        Wyżej wymienione kategorie danych mogą obejmować specjalne kategorie danych osobowych w rozumieniu Art. 9 ust. 1 RODO, a w szczególności:

a)  Dane dotyczące zdrowia (np. informacje na temat Twojej niezdolności do pracy z powodu choroby lub w przypadku gdy zostało zgłoszone roszczenie z ubezpieczenia grupowego pracowników);

b)  Dane o przynależności do związków zawodowych (tylko w przypadku, gdy sam dostarczysz nam taką informację); oraz

c)   Dane biometryczne – fotografie – (tylko, jeśli zostały przez Ciebie dostarczone).

 

III.    W jakim celu i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy Twoje dane osobowe?

1.        Przetwarzamy dane podstawowe, dane dotyczące realizacji zadań i użytkowania w celu realizacji Twojego stosunku pracy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

2.        Możemy przetwarzać dane podstawowe, dane dotyczące realizacji zadań i użytkowania również w celu zachowania zgodności z obowiązkami prawnymi, którym podlegamy; przetwarzanie takie wynika z art. 6 ust. 1 lit. c) RODO. Obowiązki prawne mogą w szczególności obejmować obowiązkowe ujawnianie danych osobowych organom ubezpieczeń społecznych oraz organom podatkowym.

3.        W zakresie, w jakim jest to konieczne, przetwarzamy dane osobowe (oprócz przetwarzania w celu nawiązania stosunku pracy lub wypełnienia obowiązków prawnych) dla potrzeb naszych uzasadnionych interesów lub uzasadnionych interesów osób trzecich na podstawie artykułu 6 ust. 1 lit. f) RODO. Uzasadnione interesy mogą obejmować:

a)        Procesy wspólne dla całej grupy w celu wewnętrznego administrowania danymi pracowników;

b)       dochodzenie lub obrona przed roszczeniami prawnymi;

c)        zapobieganie przestępstwom i prowadzenie dochodzeń w ich sprawie;

d)       utrzymanie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych;

e)        utrzymanie bezpieczeństwa naszych obiektów i infrastruktury;

f)         zarządzanie i dalszy rozwój naszej działalności biznesowej, w tym zarządzanie ryzykiem;

g)       kontrola kosztów i poziomu zatrudnienia w ramach Działu Personalnego;

h)       zapełnianie wakatów, awansowanie pracowników oraz zarządzanie mobilnością geograficzną i funkcjonalną;

i)         pozyskiwanie dotacji oraz finansowania z dostępnych środków pomocy publicznej; oraz

j)         procesy rekrutacji oraz rozwoju zawodowego.

4.        Jeżeli kategorie danych określone w sekcji II powyżej zawierają specjalne kategorie danych osobowych (np. dane dotyczące zdrowia lub członkostwa w związkach zawodowych, dane biometryczne), przetwarzamy je w celu wykonania obowiązków w zakresie zatrudnienia i ubezpieczenia społecznego na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b) RODO; ponieważ zostały przez Ciebie upublicznione zgodnie z art. 9 ust. 2 lit e) RODO; lub w celu wniesienia, wykonania lub obrony przez roszczeniami prawnymi na podstawie art. 9 ust. lit. f) RODO.

5.        Jeżeli zapewniamy - w trakcie procesu rekrutacji lub w trakcie zatrudnienia - możliwość wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, będziemy przetwarzać dane osobowe objęte wyrażoną przez Ciebie zgodą w celach określonych w takiej zgodzie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) RODO. Jeżeli zgoda dotyczy szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak dane dotyczące zdrowia), przetwarzanie wynika z art. 9 ust. 2 lit. a) RODO.

Proszę pamiętać, że

- oświadczenie o wyrażeniu zgody jest zawsze dobrowolne i ani oświadczenie o wyrażeniu zgody, ani późniejsze wycofanie zgody nie ma negatywnego wpływu na wykonywanie Twojego stosunku pracy;

- niewyrażenie zgody lub wycofanie zgody może jednak mieć konsekwencje, a my poinformujemy Cię o takich konsekwencjach, zanim otrzymasz możliwość wyrażenia zgody;

- możesz wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie ze skutkiem w przyszłości, np. powiadamiając nas pocztą lub e-mailem, korzystając z danych kontaktowych podanych na pierwszej stronie niniejszego zawiadomienia o ochronie danych.

 

IV.     Czy jesteś zobowiązany do dostarczenia danych?

Dostarczenie danych podstawowych, dotyczących realizacji zadań i użytkowania określonych w sekcji II powyżej jest niezbędne do nawiązania i utrzymania stosunku pracy z nami, o ile nie określono inaczej przed lub w momencie gromadzenia danych. Bez podania takich danych nie jesteśmy w stanie nawiązać i utrzymać stosunku pracy z Tobą.

W przypadku gromadzenia dodatkowych danych uzyskanych od Ciebie, poinformujemy Cię, jeżeli dostarczenie takich informacji wynika ze zobowiązania prawnego lub umownego lub jest niezbędne do wykonania umowy (w szczególności Twojej umowy o pracę). Zazwyczaj wskazujemy, które informacje mogą być dostarczane dobrowolnie i nie wynika to ze zobowiązania prawnego lub umownego i nie jest niezbędne dla celów umowy.

 

V.       Kto uzyskuje lub ma dostęp do Twoich danych?

Twoje dane osobowe są generalnie przetwarzane w naszej spółce. W zależności od kategorii danych osobowych, wyłącznie dedykowane działy / jednostki organizacyjne mają dostęp do Twoich danych osobowych. Do takich jednostek należą w szczególności dział HR, Twoi przełożeni i - jeżeli dane są przetwarzane za pośrednictwem naszej infrastruktury IT - również nasz dział IT. W oparciu o koncepcję zarządzania stanowiskiem / prawami dostęp do danych osobowych jest ograniczony do funkcji oraz zakresu niezbędnego dla danego celu przetwarzania.

W zakresie dozwolonym przez prawo możemy przekazać Twoje dane osobowe odbiorcom spoza naszej spółki. Tacy zewnętrzni odbiorcy mogą obejmować:

- spółki stowarzyszone w ramach grupy Xella, do których możemy przekazywać dane osobowe w celu wewnętrznej administracji danych pracownika;

- usługodawców, którzy - na podstawie odrębnych umów z nami - świadczą określone usługi, w tym ewentualne przetwarzanie danych osobowych, a także zatwierdzonych podwykonawców naszych usługodawców;

- podmioty prywatne lub publiczne w zakresie, w jakim jesteśmy zobowiązani do przekazania Twoich danych osobowych na podstawie zobowiązania prawnego, któremu podlegamy; oraz

- partnerzy biznesowi w zakresie, w jakim przekazanie danych osobowych (np. Twoje dane kontaktowe) jest niezbędne do wykonania Twojego stosunku pracy na naszą rzecz.

 

VI.     Czy stosujemy zautomatyzowane podejmowanie decyzji?

W trakcie procesu rekrutacji i stosunku pracy zazwyczaj nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji (w tym profilowania) w rozumieniu art. 22 RODO. Gdybyśmy mieli zastosować takie procesy w przyszłości, zostaniesz o tym poinformowany odrębnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawowymi.

 

VII.   Czy dane są przekazywane do krajów spoza UE / EOG?

Generalnie Twoje dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w obrębie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego; nie zamierzamy przekazywać Twoich danych osobowych do innych krajów („kraje trzecie”).

W takich wyjątkowych przypadkach, kiedy Twoje dane osobowe zostaną przeniesione również do „krajów trzecich”, kraje te mogą niekoniecznie zapewniać odpowiedni poziom ochrony danych, porównywalny do poziomu w Unii Europejskiej.

Przed takim przekazaniem do kraju trzeciego zastosujemy odpowiednie zabezpieczenia w celu zapewnienia niezbędnego poziomu ochrony danych u odbiorcy lub w kraju odbiorcy. Odpowiednie zabezpieczenia mogą w szczególności polegać na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej, że ​​dane państwo zapewnia odpowiedni poziom ochrony. Alternatywnie, możemy przekazać dane osobowe na mocy klauzul wzorcowych UE lub - w przypadku odbiorców na terytorium USA – na podstawie porozumienia „EU US Privacy Shield”.

Na żądanie dostarczamy dodatkowych informacji w sprawie odpowiednich lub właściwych zabezpieczeń; nasze dane kontaktowe można znaleźć w Załączniku A do niniejszej informacji. Informacje na temat uczestników porozumienia „EU US Privacy Shield” można również znaleźć tutaj: www.privacyshield.gov/list.

 

VIII.  Jak długo są przechowywane Twoje dane?

Zasadniczo przechowujemy Twoje dane osobowe tak długo jak mamy uzasadniony interes w przetrzymywaniu takich danych, a w takiej sytuacji Twój interes w powstrzymaniu się od dalszego przetwarzania nie będzie miał pierwszeństwa.

Nawet bez uzasadnionego interesu możemy nadal przechowywać dane, jeżeli istnieje zobowiązanie prawne (np. w celu spełnienia ustawowych obowiązków związanych z przetrzymywaniem). Usuwamy Twoje dane osobowe, nawet bez działań podejmowanych po Twojej stronie, jak tylko dalsze przetrzymywanie nie jest już konieczne do celów, dla których dane zostały zgromadzone lub są przetwarzane, lub jeżeli dalsze przetrzymywanie nie jest dozwolone przez prawo.

Zasadniczo, Twoje dane podstawowe i dodatkowe dane zgromadzone w trakcie zatrudnienia są przetrzymywane przynajmniej do końca okresu zatrudnienia. Dane są usuwane w przypadku, gdy cele dotyczące gromadzenia lub przetwarzania zostały osiągnięte. Ten moment może nastąpić już po zakończeniu stosunku pracy w naszej spółce. Jeżeli dane osobowe muszą być przechowywane w celu wywiązania się z obowiązku prawnego, dane takie są przechowywane do końca odpowiedniego okresu przechowywania. Jeżeli dane osobowe są przetwarzane wyłącznie w celu wywiązania się z ustawowego obowiązku przetrzymywania, dostęp do takich danych jest zwykle ograniczony w taki sposób, że dane są dostępne wyłącznie wtedy, gdy jest to wymagane do celów obowiązku przechowywania.

 

 

IX.     Jakie są Twoje prawa jako osoby, której dane dotyczą?

Jako osoba, której dane dotyczą możesz:

- zażądać dostępu do swoich danych osobowych, art. 15 RODO;

- zażądać sprostowania nieprawidłowych danych osobowych, art. 16 RODO;

- zażądać usunięcia danych osobowych, art. 17 RODO;

- zażądać ograniczenia przetwarzania danych osobowych, art. 18 RODO;

- skorzystać z prawa do przenoszalności danych, art. 20 RODO;

- sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych, artykuł 21 DSGVO.

Powyższych praw można dochodzić, np. poprzez powiadomienie nas korzystając z danych kontaktowych określonych w punkcie I. lub przez adres e-mail privacy@ursa.com.

Ponadto, przysługuje Ci prawo do złożenia skargi dotyczącej postępowania z danymi osobowymi do właściwego organu nadzoru, art. 77 RODO.